Es más fácil ordenar los documentos fiscales cuando identificas qué acredita cada uno. Algunos identifican al contribuyente; otros autorizan una acción digital; otros registran una operación o una presentación. Uno no sustituye al otro.

Identidad e inscripción vigente

El RFC identifica a la persona inscrita. La Constancia de Situación Fiscal describe datos registrados ante el SAT, incluidos RFC, nombre, domicilio y régimen fiscal. Es una fotografía de datos del registro; no acredita por sí sola que todas las declaraciones o pagos estén completos. La página oficial de la Constancia explica su contenido y formas de obtención.

Material de firma

La e.firma es una credencial personal para firmar electrónicamente. Cuida su clave privada y contraseña como credenciales sensibles: guárdalas en un lugar privado seguro, no las mandes por chat y no las subas a Conteo. Un Certificado de Sello Digital (CSD) tiene otra función relacionada con facturación; consulta al SAT o a tu asesor qué credencial requiere una acción concreta. Consulta los trámites del SAT para e.firma y solicitud de CSD.

Evidencia de operaciones y presentaciones

El XML de un CFDI es el comprobante fiscal electrónico. Conserva el XML original y, si ayuda a leerlo, su representación impresa o PDF. El servicio de recuperación del SAT permite recuperar XML emitidos o recibidos. Guarda cancelaciones o sustituciones junto al comprobante relacionado.

Un acuse acredita la presentación de una acción; no equivale al CFDI subyacente ni a un pago bancario. Conserva en privado el documento real y sus datos de identificación. Para acuses del RFC, el servicio de reimpresión del SAT es un punto de partida oficial para trámites realizados a partir de abril de 2014. Para una declaración, comprueba por separado si existe una obligación de pago y conserva su evidencia; el SAT distingue el acuse de la declaración y el recibo bancario.

Carpeta privada práctica

  • Mantén documentos de inscripción, material de firma, XML de CFDI y acuses en lugares separados con acceso controlado.
  • Nombra archivos por periodo u operación para poder rastrearlos con un asesor, sin publicar RFC ni credenciales en enlaces.
  • Al corregir un registro, conserva el original y la relación con la corrección.

Este mapa solo orienta. Confirma tus obligaciones concretas con el SAT y un asesor calificado.